Niveau de recrutement : Assistant ingénieur (Catégorie A)
BAP et emploi-type : J3C44 – Assistant – assistante en gestion administrative
Niveau de rémunération :
- Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
- Agents contractuels : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)
Localisation du poste :
Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) / Service de la réussite étudiante
54, Boulevard Raspail, 75006 Paris
Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 15 mois renouvelable)
Poste à pourvoir à partir du 4 septembre 2023
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
L’Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L’établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 300 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 38 unités de recherche organisées autour d’un domaine, d’une approche ou, pour un tiers d’entre elles, d’une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche.L’École est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet.
La Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, des conventions Cifre, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap et la vie étudiante sur les sites de Paris, Aubervilliers et Marseille.
L’assistant – assistante est placé/placée sous l’autorité hiérarchique de la responsable de service
MISSIONS
L’assistant – assistante aura comme mission principale la mise en application et le suivi de la politique de l’établissement en matière de vie étudiante.
Il/Elle est en charge de l’accueil et l’accompagnement des étudiants de l’EHESS sur toutes les questions relatives à la vie étudiante et promouvoir les activités de la Mission Vie étudiante.
ACTIVITES PRINCIPALES
Activités de la vie étudiante et vie de campus
- Organiser et participer aux activités vie étudiante de l’établissement
- Organiser les Journées de rentrée
- Accompagner, soutenir et valoriser les projets ayant bénéficié du FSDIE à travers une programmation événementielle régulière sur les différents sites de l’EHESS
- Développer et mettre en place des actions d’animation en partenariat avec le Campus Condorcet (actions solidaires, sociales et de promotion de la santé…)
- Proposer des documents de suivi de ces actions et contribuer aux réflexions menées par le service sur le développement des dispositifs d’accompagnements des initiatives étudiantes
- Participer aux évènements d’intégration des étudiants organisés par les formations de Master et l’Ecole doctorale
- Organiser des campagnes d’aides d’urgence, développer un réseau de partenaires extérieurs
Accueil et accompagnement des étudiants
- Répondre aux demandes d’information des autres services et des étudiants (mail, téléphone, accueil physique) et les orienter vers les services les plus adéquats le cas échéant
- Faire une veille des dispositifs d’aide proposés aux étudiants (ex. : CROUS, SSE, Mairie de Paris, Région Ile de France)
- Organiser trois rencontres dans l’année universitaire avec les représentants étudiants élus (Formation de Master, ED, Instances)
Accompagnement de la vie associative étudiante
- Consolider la vie associative au sein de l’établissement et faciliter son intégration au sein du Campus
- Développer des partenariats avec les salles de sport du secteur, les associations sportives, les gymnases ;
- Soutenir et aider au développement des initiatives étudiantes (culturelles, sociales, sportives, etc.)
Gestion administrative
- Traiter l’ensemble des demandes destinées à la Mission vie étudiante et assurer un appui technique au chargé de mission Vie étudiante
- Participer aux différentes réunions de travail ou des services
- Organiser des réunions, préparer des questionnaires
- Faire des comptes rendus oraux au sein des réunions, rédiger des comptes rendus écrits et produire des bilans des actions menées
- Convoquer, organiser et suivre les réunions des commissions liées à la vie étudiante (CVE, FSDIE et Commission aides sociales)
- Lancer, suivre et traiter des appels à projet CVEC (contribution de vie étudiante et de campus),
- Suivre le budget de la CVEC en collaboration avec le service financier
- Réceptionner et préparer les dossiers pour les commissions
- Encadrer les vacataires de la Mission vie étudiante
Communication
- Elaborer et mettre à jour le livret de l’étudiant
- Concevoir et modifier des visuels et de la documentation
- Etablir la liste des représentant.e.s étudiant.e.s suite aux élections
- Assurer l’information et la communication auprès des étudiants et des personnels du site
- Rédiger et mettre à jour la rubrique vie étudiante sur le site de l’EHESS
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Organisation de l’enseignement supérieur
- Connaissance de l’environnement réglementaire de l’activit
- Objectifs et projets de l’établissement
- Connaissances budgétaires générales
- Techniques d’élaboration de documents
- Langue anglaise B1 : compréhension et expression orale
Compétences opérationnelles
- Bonne maîtrise des outils bureautiques
- Bonne maîtrise des outils numériques et des réseaux sociaux
- Très bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe)
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer
- Aptitude à travailler en équipe et à communiquer avec d’autres services de l’établissement et des structures externes
Compétences comportementales
- Autonomie
- Rigueur/Fiabilité
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation / souplesse
- Capacités relationnelles
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Déplacements possibles sur le Campus Condorcet à Aubervilliers et sur le Campus de la vieille Charité à Marseille.
Horaires flexibles, possibilité de travail en soirée (en fonction des évènements).
PROFIL RECHERCHE
- Bac +2 ou équivalent minimum pour les agents contractuels
- Expérience professionnelle souhaitée dans le même domaine d’activité.
Les candidatures (CV, lettre de motivation et copie du dernier entretien annuel d’évaluation si possible) sont à déposer sur l’interface emploi de l’EHESS : https://recrutement.ehess.fr
